Avez-vous les bons outils pour communiquer avec votre équipe?

Avez-vous les bons outils pour communiquer avec votre équipe?

Publié originalement dans Le Grenier aux Nouvelles ici

Vous travaillez avec plusieurs groupes de travail et vous gérez des équipes dans différents bureaux et fuseaux horaires. Bien entendu, vous utilisez tous les moyens de communication qui s’offrent à vous pour échanger au quotidien avec vos collègues et partenaires d’affaires, mais parfois vous n’arrivez plus à vous souvenir sur quelle plateforme vous avez discuté de quoi et avec qui: SMS, courriel, téléphone, messagerie instantanée? Si en plus de tout ça, vous échangez des fichiers et partagez des dossiers dans le nuage, il est grand temps que considériez utiliser une plateforme de communication intégrée pour faciliter vos communications et vous simplifier la vie au boulot!

Il existe plusieurs plateformes qui pourraient vous être utiles et cet article vous en présente trois afin de vous aider à déterminer laquelle convient le mieux à vos besoins.

Skype

Skype est une application logicielle lancée il y a dix ans et qui fait maintenant partie de la famille Microsoft. Elle permet aux utilisateurs de faire des appels vocaux et vidéo et des chats sur Internet. Les appels vers d'autres utilisateurs au sein du service Skype sont gratuits, tandis que les appels vers des téléphones fixes et les téléphones mobiles traditionnels peuvent être effectués moyennant des frais en utilisant un système d’abonnement ou sur la base de débit de votre compte d'utilisateur. Skype est également devenu populaire pour ses fonctionnalités supplémentaires qui incluent la messagerie instantanée, le transfert de fichiers, la vidéoconférence et le partage du bureau à l’écran.

Application mobile: Oui.
Synchronisation: non, livraison des messages lorsque connecté à internet.
Langues: une dizaine, dont le français.
Coût: gratuit, sauf pour les appels vers téléphones et vidéo de groupe.

Microsoft Lync

Lync unifie les appels audio et vidéo, les réunions Lync, la présence et la messagerie instantanée dans un même client, ce qui simplifie le choix et le basculement entre différentes formes de communication. Optimisez vos réunions virtuelles: visualisez jusqu’à cinq participants simultanément grâce à la nouvelle prise en charge vidéo HD (H.264 SVC) à plusieurs. Lync étend les communications unifiées de manière sécurisée sur Internet avec vos clients, fournisseurs et partenaires d’affaires à l’aide de Lync, qui intègre maintenant les fonctions de Skype. D’ici la mi-2015, la prochaine version de Lync deviendra «Skype for Business» et proposera une nouvelle expérience client, une nouvelle version du serveur, ainsi que des mises à jour sur le service Office 365.

Application mobile: oui
Synchronisation: oui, mais lorsque connecté à Internet.
Langues: une dizaine, dont le français.
Coût: à partir de 2,10 $ utilisateur/mois. Skype business: à venir.

Slack

Slack est une plateforme qui permet de rassembler toutes vos communications en un seul endroit. Tout se fait en temps réel: la messagerie, l'archivage et la recherche pour les équipes modernes. Vous pourrez créer des canaux de communication ouverts pour les projets, les groupes et les sujets aussi bien que pour l'ensemble des actions de votre équipe. Slack offre également une option de recherche parmi toutes vos conversations, pas seulement les messages individuels, afin que vous puissiez retrouver tout ce qui a été dit et échangé et de savoir qui l’a dit et quand (archivage et recherche). Les canaux comprennent des messages, des fichiers et des commentaires, des images en ligne et la vidéo, de même que l'intégration avec une vingtaine d’applications que vous utilisez tous les jours comme Dropbox, Google Drive, MailChimp, Twitter et bien plus…

Application mobile: oui
Synchronisation: oui, en temps réel
Langues: anglais seulement
Coût: gratuit pour utilisation limitée. Version standard, à partir de 6,67$ utilisateur/mois avec abonnement annuel. Dans la version gratuite, votre capacité d’archivage sera limitée aux 10 000 messages les plus récents de votre équipe, et vous serez limité à 5 Go de stockage et cinq intégrations.

Une vidéo explication très amusante, mais en anglais seulement, présente les avantages et les bénéfices d’utiliser Slack pour communiquer avec vos employés, collègues et partenaires. Bien que plus coûteuse que les autres plateformes et uniquement en anglais, cette plateforme est sans contredit la plus performante parmi celles que nous avons utilisées. Mais une petite entreprise peut très bien choisir de développer une politique de communication interne afin de guider tous les utilisateurs et gérer l’équilibre des conversations entre Skype, les courriels et le nuage pour les échanges de documents.

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